Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

İş hayatının temel taşlarından biri olan özlük dosyası, bir çalışanın işe başladığı andan itibaren işten ayrılana kadar geçen süredeki tüm önemli bilgi ve belgelerin saklandığı, hem işveren hem de çalışan için kritik öneme sahip bir arşivdir. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenlere her çalışan için bir özlük dosyası düzenleme zorunluluğu getirir. Bu dosya, sadece yasal bir gereklilik değil, aynı zamanda iş ilişkisinin şeffaf, düzenli ve adil bir şekilde yürütülmesini sağlayan önemli bir araçtır. Bu rehberde, özlük dosyasının ne olduğunu, neden önemli olduğunu, hangi belgeleri içermesi gerektiğini, nasıl hazırlanacağını, kimin hazırlayacağını, ne kadar süreyle saklanması gerektiğini ve özlük dosyası tutmamanın sonuçlarını ayrıntılı olarak ele alacağız.

Özlük Dosyası Nedir? Ne İşe Yarar? Kapsamlı Tanım

Özlük dosyası, bir çalışanın işyerindeki “kimliği” gibidir. Çalışanın kişisel bilgilerinden, iş sözleşmesine, performans değerlendirmelerinden, aldığı eğitimlere, kullandığı izinlerden, sağlık raporlarına kadar tüm önemli belgeleri içeren kapsamlı bir dosyadır. Bu dosya, çalışanın işe başladığı andan itibaren oluşturulmaya başlanır ve işten ayrılana kadar güncellenerek saklanır.

Özlük Dosyasının İşlevleri:

• Yasal Uyumluluk: İş Kanunu, işverenlerin her çalışan için bir özlük dosyası tutmasını zorunlu kılar. Bu dosya, iş müfettişleri tarafından yapılan denetimlerde, iş mahkemelerinde görülen davalarda ve diğer yasal süreçlerde önemli bir kanıt niteliği taşır.
• Çalışan Haklarının Korunması: Özlük dosyası, çalışanın haklarını (ücret, izin, terfi, kıdem tazminatı vb.) belgeleyen ve güvence altına alan bir araçtır. Çalışan, özlük dosyasındaki bilgilere erişebilir ve bu bilgilerin doğru ve güncel olmasını talep edebilir.
• İşveren Yükümlülüklerinin Yerine Getirilmesi: İşveren, özlük dosyası sayesinde, çalışanla ilgili yasal yükümlülüklerini (SGK bildirimleri, vergi kesintileri, iş sağlığı ve güvenliği önlemleri vb.) yerine getirdiğini belgeleyebilir.
• İnsan Kaynakları Yönetimi: Özlük dosyası, İK departmanının işe alım, terfi, performans değerlendirme, eğitim planlaması, disiplin süreçleri gibi konularda daha etkin ve verimli çalışmasını sağlar.
• İş İlişkisinin Şeffaflığı: Özlük dosyası, işveren ile çalışan arasındaki ilişkiyi şeffaf ve öngörülebilir hale getirir. Her iki taraf da, hak ve yükümlülüklerini bu dosyadaki belgelere dayanarak takip edebilir.

Özlük Dosyasının İçeriği: Hangi Belgeler Olmalı?

Özlük dosyasının içeriği, kanun, yönetmelikler ve işyerinin ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir. Ancak, genel olarak bir özlük dosyasında bulunması gereken temel belgeler şunlardır:

A. İşe Giriş Belgeleri (Olmazsa Olmazlar):

1. Kimlik Bilgileri:
   • Nüfus cüzdanı fotokopisi
   • İkametgah belgesi (e-Devlet’ten alınabilir)
   • Nüfus kayıt örneği (e-Devlet’ten alınabilir)
   • Varsa, eski soyadına ilişkin belge.
2. Eğitim Bilgileri:
   • Diploma fotokopisi veya mezuniyet belgesi
   • Varsa, sertifikalar, kurs bitirme belgeleri, mesleki yeterlilik belgeleri
3. Sağlık Bilgileri:
   • İşe giriş sağlık raporu (işyeri hekiminden veya yetkilendirilmiş sağlık kuruluşlarından alınır)
   • Kan grubu kartı (bazı işyerlerinde isteğe bağlı olabilir)
   • Gerekiyorsa, periyodik sağlık muayenesi raporları
   • Ağır ve tehlikeli işlerde çalışacaklar için “Ağır ve Tehlikeli İşlerde Çalışabilir” raporu
4. Adli Sicil Kaydı:
   • Adli sicil kaydı (e-Devlet’ten alınabilir) (bazı işyerleri için zorunlu, bazıları için isteğe bağlıdır)
5. Fotoğraf:
   • Vesikalık fotoğraf (genellikle 2 adet)
6. Diğer Belgeler:
   • Aile durumunu bildiren belge (evli, bekar, çocuklu vb.) (e-Devlet’ten alınabilir)
   • Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için) (e-Devlet’ten alınabilir)
   • İş sözleşmesi (işveren ve çalışan arasında imzalanan, çalışma koşullarını belirleyen sözleşme)
   • SGK işe giriş bildirgesi (işveren tarafından SGK’ya yapılan bildirim)
   • Referans mektupları (isteğe bağlı)
   • Özgeçmiş (CV)
   • IBAN numarası (maaş ödemeleri için)

B. İş Sürecine İlişkin Belgeler (Zaman İçinde Eklenenler):

1. Ücret ve Ödeme Bilgileri:
   • Ücret bordroları (her ay imzalatılması önemlidir)
   • Banka hesap bilgileri
   • Maaş zammı, prim, ikramiye gibi ek ödeme belgeleri
   • Fazla mesai çizelgeleri ve ödeme belgeleri
   • Vergi kesintisi belgeleri
2. İzin Bilgileri:
   • Yıllık izin formları (işçi tarafından doldurulup imzalanmış)
   • Ücretsiz izin dilekçeleri ve onayları
   • Mazeret izinleri (evlilik, ölüm, doğum vb.) ve ilgili belgeler
   • İş göremezlik raporları (hastalık, iş kazası vb.)
3. Performans ve Eğitim Bilgileri:
   • Performans değerlendirme formları (düzenli aralıklarla yapılan değerlendirmeler)
   • Eğitim katılım belgeleri, sertifikalar
   • Terfi, görev değişikliği, unvan değişikliği gibi belgelere
4. Disiplin Bilgileri:
   • Uyarı yazıları, ihtar yazıları
   • Savunma istem yazıları ve çalışanın savunmaları
   • Disiplin kurulu kararları
   • Tutanaklar (olaylara ilişkin tutulan tutanaklar)
5. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Bilgileri:
   • İSG eğitim katılım belgeleri
   • Risk değerlendirme formları
   • İş kazası tutanakları ve raporları
   • Meslek hastalığı raporları
   • Kişisel koruyucu donanım (KKD) zimmet formları
6. Diğer Belgeler:
   • İşten ayrılma bildirgesi (işten ayrılma durumunda)
   • İbraname (işten ayrılma durumunda, işçinin tüm haklarını aldığına dair belge)
   • Hizmet belgesi (işten ayrılan çalışana verilen, çalışma süresini ve unvanını gösteren belge)
   • İşveren ile çalışan arasındaki yazışmalar (e-postalar, dilekçeler, vb.)
   • Görevlendirme yazıları
   • Yetki belgeleri

C. Özel Durumlara İlişkin Belgeler:

• Engelli Çalışanlar: Engellilik durumunu gösteren rapor, vergi indirimi belgesi
• Yabancı Uyruklu Çalışanlar: Çalışma izni belgesi, oturma izni belgesi, pasaport fotokopisi
• 18 Yaşından Küçük Çalışanlar: Ebeveyn/veli muvafakatnamesi (yazılı izin belgesi)
• Eski Hükümlü Çalışanlar: Eski hükümlü belgesi, İŞKUR kayıt belgesi
• Stajyerler: Staj sözleşmesi

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası hazırlamak, dikkat ve titizlik gerektiren bir süreçtir. Aşağıdaki adımları izleyerek, eksiksiz ve yasalara uygun bir özlük dosyası oluşturabilirsiniz:

1. Dosya Seçimi: Her çalışan için ayrı bir fiziksel dosya (klasör, telli dosya vb.) veya dijital dosya (bilgisayar ortamında) oluşturun. Fiziksel dosya kullanılıyorsa, dosyanın üzerine çalışanın adını, soyadını ve sicil numarasını yazın.
2. Belge Listesi Oluşturma: İşyerinizin faaliyet alanına, çalışan sayısına ve özel ihtiyaçlarına göre bir özlük dosyası belge listesi oluşturun. Bu liste, hangi belgelerin hangi çalışan için gerekli olduğunu takip etmenizi kolaylaştırır. Yukarıda verilen kapsamlı listeden yararlanabilirsiniz.
3. Belgelerin Toplanması: İşe yeni başlayan çalışandan, işe başlama aşamasında gerekli tüm belgeleri (kimlik, diploma, sağlık raporu, adli sicil kaydı vb.) talep edin. Belgelerin asıllarını değil, fotokopilerini alın ve asıllarını çalışana iade edin. Belgelerin eksiksiz ve okunaklı olduğundan emin olun.
4. Belgelerin Kontrolü ve Onaylanması: Toplanan belgelerin doğruluğunu ve güncelliğini kontrol edin. Gerekirse, belgelerin alındığına dair çalışandan imza alın.
5. Belgelerin Dosyalanması: Belgeleri, oluşturduğunuz belge listesindeki sıraya göre dosyaya yerleştirin. Kronolojik bir sıralama (tarih sırasına göre) takip etmek, belgeleri bulmayı kolaylaştırır.
6. İş Sözleşmesinin İmzalanması: İş sözleşmesi, iş ilişkisinin en önemli belgesidir. İş sözleşmesini, işçi ve işveren (veya yetkili temsilcisi) tarafından iki nüsha olarak imzalanmalı ve bir nüshası özlük dosyasına konulmalıdır.
7. SGK Bildirimlerinin Yapılması: İşveren, çalışanı işe başlattığında, SGK’ya işe giriş bildirgesi vermek zorundadır. Bu bildirgenin bir örneği de özlük dosyasına eklenmelidir.
8. Dosyanın Güncellenmesi: Özlük dosyası, statik bir dosya değildir. Çalışanın işyerindeki durumu, performansı, aldığı eğitimler, kullandığı izinler, maaş değişiklikleri gibi tüm gelişmeler, ilgili belgelerle birlikte dosyaya eklenmelidir. Bu nedenle, özlük dosyasının düzenli aralıklarla güncellenmesi büyük önem taşır.
   • Örnek: Çalışan yıllık izin kullandığında, izin formunun bir örneği; terfi aldığında, terfi yazısının bir örneği; disiplin cezası aldığında, uyarı yazısı ve savunmasının bir örneği dosyaya eklenmelidir.
9. Dosyanın Saklanması: Özlük dosyaları, güvenli bir yerde saklanmalıdır. Fiziksel dosyalar, kilitli dolaplarda veya arşiv odalarında; dijital dosyalar ise şifre korumalı bilgisayarlarda veya bulut depolama sistemlerinde saklanabilir. Dosyalara sadece yetkili kişilerin erişebilmesi sağlanmalıdır.

Özlük Dosyasını Kim Hazırlar? Kimler Erişim Sağlayabilir?

Özlük dosyasının hazırlanması ve güncellenmesi, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanının sorumluluğundadır. İK uzmanları, işe alım sürecinden başlayarak, çalışanın tüm bilgilerini toplar, belgeleri kontrol eder, dosyayı oluşturur ve güncel tutar.

Ancak, bazı durumlarda, İK departmanı olmayan küçük işletmelerde, bu görevi işveren, muhasebeci veya idari işlerden sorumlu bir personel üstlenebilir.

Özlük Dosyasına Erişim Hakkı:

Özlük dosyası, kişisel verileri içerdiğinden, erişim hakkı sınırlıdır. Sadece yetkili kişiler özlük dosyasına erişebilir. Bu kişiler şunlardır:

• İnsan Kaynakları (İK) Departmanı Çalışanları: İK uzmanları, işe alım, terfi, performans değerlendirme, disiplin süreçleri gibi konularda özlük dosyasındaki bilgilere ihtiyaç duyarlar.
• İşveren veya İşveren Vekili: İşveren veya yetkilendirdiği kişiler (örneğin, genel müdür), işyerindeki yönetim ve denetim yetkisi kapsamında özlük dosyalarına erişebilir.
• Departman Yöneticileri: Bazı durumlarda, departman yöneticileri, kendi departmanlarındaki çalışanların özlük dosyalarına (sınırlı bir şekilde) erişebilirler. Örneğin, performans değerlendirmesi yaparken veya izin taleplerini değerlendirirken.
• Çalışanın Kendisi: Çalışan, kendi özlük dosyasındaki bilgilere her zaman erişme hakkına sahiptir. İşverenden, dosyasındaki bilgileri incelemek veya bir örneğini almak için talepte bulunabilir.
• Yasal Merciler: İş müfettişleri, SGK denetçileri, mahkemeler, savcılıklar gibi yasal merciler, denetim veya soruşturma/kovuşturma kapsamında özlük dosyalarını talep edebilirler. İşveren, bu talepleri yerine getirmek zorundadır.

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanmalı?

İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanma süresiyle ilgili açık bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak, farklı kanun ve yönetmeliklerde, özlük dosyasındaki bazı belgelerin saklanma süreleri belirtilmiştir:

• Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Mevzuatı: SGK mevzuatına göre, işverenler, çalışanların sigorta primlerine esas belgeleri (işe giriş bildirgeleri, aylık prim ve hizmet belgeleri, ücret bordroları vb.) 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.
• Vergi Usul Kanunu (VUK): VUK’a göre, işverenler, vergiyle ilgili belgeleri (ücret bordroları, vergi kesintisi belgeleri vb.) 5 yıl süreyle saklamak zorundadır.
• Türk Ticaret Kanunu (TTK): TTK’ya göre, ticari defterler ve belgeler 10 yıl süreyle saklanmalıdır. İş sözleşmesi, ticari bir belge olarak kabul edildiğinden, bu kapsama girer.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu: Bu kanuna göre, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgelerin (risk değerlendirmesi, iş kazası tutanakları, sağlık raporları vb.) 15 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.

Uygulamadaki Yaklaşım:

Uygulamada, işverenler genellikle özlük dosyalarını en uzun saklama süresini dikkate alarak 10 yıl veya 15 yıl süreyle saklamaktadır. Bu, olası bir denetim veya hukuki ihtilaf durumunda, işverenin elinde gerekli tüm belgelerin bulunmasını sağlar.

Özlük Dosyası Tutmamanın Yaptırımları: Cezalar ve Riskler

İşverenlerin, her çalışan için bir özlük dosyası tutması, İş Kanunu’nun 75. maddesi gereğince yasal bir zorunluluktur. Bu zorunluluğa uymayan işverenler, idari para cezası ile karşı karşıya kalabilirler.

• İdari Para Cezası: İş Kanunu’nun 104. maddesine göre, özlük dosyası düzenlemeyen işverenlere, her bir işçi için ayrı ayrı idari para cezası uygulanır. Bu ceza miktarı, her yıl yeniden değerleme oranına göre artırılmaktadır. 2023 yılı için bu ceza miktarı önemli bir tutara ulaşmıştır (güncel ceza miktarını belirtmek gerekir). (2024 yılı güncel ceza: 22.213 TL)
• Diğer Riskler: Özlük dosyası tutmamanın, idari para cezasının yanı sıra başka riskleri de vardır:
  • İş Müfettişleri Tarafından Yapılan Denetimlerde Sorun Yaşanması: İş müfettişleri, işyerlerinde yaptıkları denetimlerde özlük dosyalarını kontrol ederler. Özlük dosyası bulunmayan veya eksik olan işyerleri hakkında tutanak tutulur ve idari para cezası uygulanır.
  • İş Davalarında Dezavantajlı Duruma Düşme : İşçi ile işveren arasında çıkan bir anlaşmazlıkta (örneğin, işten çıkarma, ücret, izin, tazminat gibi konularda), özlük dosyası önemli bir kanıt niteliği taşır. Özlük dosyası olmayan veya eksik olan işveren, iddialarını ispatlamakta zorlanabilir ve davayı kaybetme riskiyle karşı karşıya kalabilir. Örneğin, işçinin haksız yere işten çıkarıldığını iddia ettiği bir durumda, işveren, işçinin performans düşüklüğünü, disiplinsiz davranışlarını veya iş sözleşmesindeki haklı fesih nedenlerini belgeleyemezse, işe iade davasını kaybedebilir ve işçiye tazminat ödemek zorunda kalabilir.
  • SGK Denetimlerinde Sorun Yaşanması: SGK müfettişleri, işyerlerinde yaptıkları denetimlerde, çalışanların sigorta kayıtlarını, prim ödemelerini ve diğer sosyal güvenlik haklarını kontrol ederler. Özlük dosyası, bu denetimlerde önemli bir belge kaynağıdır. Özlük dosyası olmayan veya eksik olan işyerleri, SGK tarafından idari para cezalarına çarptırılabilir ve eksik prim ödemeleri nedeniyle geriye dönük prim borçlarıyla karşı karşıya kalabilirler.
  • İş Sağlığı ve Güvenliği Açısından Riskler: İş sağlığı ve güvenliği (İSG) mevzuatı, işverenlerin çalışanların sağlık ve güvenliğini korumak için bir dizi önlem almasını ve bu önlemleri belgelemesini zorunlu kılar. Özlük dosyasında, İSG eğitimleri, risk değerlendirmeleri, iş kazası kayıtları, sağlık raporları gibi belgelerin bulunması gerekir. Bu belgelerin olmaması veya eksik olması, iş kazası veya meslek hastalığı durumunda işverenin sorumluluğunu artırabilir ve ciddi hukuki sonuçlara yol açabilir.
  • Çalışan Memnuniyetsizliği ve Güven Kaybı: Özlük dosyası, iş ilişkisinin şeffaf ve adil bir şekilde yürütülmesini sağlayan önemli bir araçtır. Özlük dosyasının tutulmaması veya eksik tutulması, çalışanlarda güvensizlik ve memnuniyetsizlik yaratabilir. Çalışanlar, haklarının korunmadığını, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmediğini düşünebilirler. Bu durum, işyerindeki çalışma barışını bozabilir ve verimliliği düşürebilir.

Özlük Dosyası ve Kişisel Verilerin Korunması

Özlük dosyası, çalışanın kişisel verilerini (kimlik bilgileri, adres bilgileri, sağlık bilgileri, adli sicil kaydı vb.) içerdiğinden, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” olarak kabul edilir. Bu nedenle, özlük dosyasının hazırlanması, saklanması ve işlenmesi sürecinde KVKK’ya uygun hareket edilmesi zorunludur.

KVKK Kapsamında İşverenin Yükümlülükleri:

• Aydınlatma Yükümlülüğü: İşveren, çalışanı, kişisel verilerinin hangi amaçlarla işleneceği, kimlere aktarılacağı, veri işlemenin hukuki sebebi ve çalışanın hakları konusunda bilgilendirmek zorundadır. Bu bilgilendirme, genellikle işe başlama aşamasında, yazılı bir aydınlatma metni ile yapılır.
• Açık Rıza Alma: İşveren, çalışanın özel nitelikli kişisel verilerini (sağlık bilgileri, adli sicil kaydı vb.) işlemek için, çalışanın açık rızasını almak zorundadır. Açık rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
• Veri Güvenliği: İşveren, özlük dosyasındaki kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almak zorundadır. Bu tedbirler, dosyalara yetkisiz erişimi engellemeyi, verilerin kaybolmasını, çalınmasını veya yetkisiz kişiler tarafından değiştirilmesini önlemeyi amaçlar.
• Veri Minimizesi: İşveren, sadece gerekli olan kişisel verileri işlemeli ve gereksiz verileri toplamaktan kaçınmalıdır. Örneğin, çalışanın kan grubu bilgisi, işin niteliği gerektirmiyorsa (örneğin, sağlık sektöründe çalışmıyorsa) toplanmamalıdır.
• Amaçla Sınırlı İşleme: İşveren, kişisel verileri sadece belirlenen amaçlar için işlemelidir. Örneğin, işe alım sürecinde toplanan sağlık raporu, sadece işe uygunluğun değerlendirilmesi amacıyla kullanılmalı, başka amaçlarla (örneğin, performans değerlendirmesi) kullanılmamalıdır.
• Verilerin Güncel Tutulması: İşveren, özlük dosyasındaki bilgilerin doğru ve güncel olmasını sağlamalıdır. Çalışanın adres değişikliği, medeni hal değişikliği, eğitim durumu gibi bilgilerinde değişiklik olduğunda, bu değişiklikler dosyaya işlenmelidir.
• Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi: İş ilişkisi sona erdiğinde veya verilerin işlenmesini gerektiren bir sebep kalmadığında, işveren, özlük dosyasındaki kişisel verileri silmek, yok etmek veya anonim hale getirmek zorundadır. Ancak, kanunen saklanması gereken belgeler (örneğin, SGK bildirimleri, vergi kayıtları) için bu yükümlülük geçerli değildir.

Özlük Dosyası ve İş Hukuku Uyuşmazlıkları

Özlük dosyası, işçi ile işveren arasında çıkabilecek uyuşmazlıklarda (işe iade davaları, kıdem ve ihbar tazminatı davaları, ücret alacağı davaları, iş kazası ve meslek hastalığı davaları vb.) en önemli delillerden biridir. Mahkemeler, bu tür davalarda, iddiaların ispatı için öncelikle özlük dosyasını inceleyecektir.

Örnek Olaylar:

• İşe İade Davası: İşveren, çalışanı performans düşüklüğü nedeniyle işten çıkardığını iddia edebilir. Ancak, özlük dosyasında çalışanın performansının iyi olduğuna dair değerlendirmeler varsa veya performans düşüklüğüne dair herhangi bir belge yoksa, mahkeme işe iade kararı verebilir.
• Kıdem Tazminatı Davası: İşçi, kıdem tazminatına hak kazandığını iddia ederek dava açabilir. İşveren, işçinin kıdem tazminatına hak kazanacak şekilde işten ayrılmadığını (örneğin, istifa ettiğini) iddia edebilir. Bu durumda, iş sözleşmesi, fesih bildirimi, ibraname gibi özlük dosyasındaki belgeler, davanın sonucunu belirleyebilir.
• Ücret Alacağı Davası: İşçi, fazla mesai ücretlerinin ödenmediğini iddia ederek dava açabilir. İşveren, fazla mesai yapılmadığını veya yapıldıysa ücretinin ödendiğini iddia edebilir. Bu durumda, puantaj kayıtları, ücret bordroları, banka hesap dökümleri gibi özlük dosyasındaki belgeler, davanın sonucunu etkileyebilir.

Sonuç ve Tavsiyeler

Özlük dosyası, iş hayatının vazgeçilmez bir parçasıdır. Hem işveren hem de çalışan için önemli hak ve yükümlülükler doğurur. İşverenlerin, yasal zorunluluklara uygun, eksiksiz ve güncel bir özlük dosyası tutması, olası riskleri en aza indirmek ve iş ilişkisini sağlıklı bir şekilde yürütmek için büyük önem taşır. Çalışanların ise, özlük dosyası haklarını bilmeleri ve bu hakları gerektiğinde kullanmaları önemlidir.

İşverenlere Tavsiyeler:

• Her çalışan için ayrı bir özlük dosyası oluşturun.
• Özlük dosyasında bulunması gereken belgelerin bir listesini yapın ve bu listeyi güncel tutun.
• İşe başlama aşamasında, gerekli tüm belgeleri eksiksiz olarak toplayın.
• Belgelerin asıllarını değil, fotokopilerini alın ve asıllarını çalışana iade edin.
• İş sözleşmesini iki nüsha olarak imzalayın ve bir nüshasını özlük dosyasına koyun.
• SGK bildirimlerini zamanında yapın ve bildirimlerin bir örneğini özlük dosyasına ekleyin.
• Özlük dosyasını düzenli aralıklarla güncelleyin. Çalışanın durumu, performansı, eğitimi, izinleri, maaşı vb. ile ilgili tüm değişiklikleri dosyaya işleyin.
• Özlük dosyasını güvenli bir yerde saklayın ve yetkisiz kişilerin erişimini engelleyin.
• KVKK’ya uygun hareket edin. Çalışanı kişisel verilerinin işlenmesi konusunda bilgilendirin, açık rızasını alın ve veri güvenliğini sağlayın.
• Özlük dosyası tutma konusunda bir hukuk uzmanından (avukat) veya İK danışmanından destek alın.

Çalışanlara Tavsiyeler:

• İşe başlarken, işverenden özlük dosyanızda bulunması gereken belgelerin bir listesini isteyin.
• İstenen belgeleri eksiksiz ve doğru bir şekilde teslim edin.
• İş sözleşmenizi dikkatlice okuyun ve anlamadığınız noktaları işverene sorun.
• İş sözleşmenizin ve diğer önemli belgelerin birer kopyasını saklayın.
• Özlük dosyanızdaki bilgilere erişme hakkınız olduğunu unutmayın. İşverenden, dosyanızı incelemek veya bir örneğini almak için talepte bulunabilirsiniz.
• Özlük dosyanızdaki bilgilerin güncel tutulmasını sağlayın. Adres, medeni hal, eğitim durumu gibi bilgilerinizde değişiklik olduğunda, İK departmanına bildirin.
• İşten ayrıldığınızda, işverenden hizmet belgesi ve ibraname almayı unutmayın.
• Özlük haklarınızla ilgili bir sorun yaşarsanız, bir avukata danışarak hukuki yardım alın.

Özlük Dosyası ve Dijitalleşme

Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte, birçok şirket özlük dosyalarını dijital ortamda tutmaya başlamıştır. Dijital özlük dosyaları, fiziksel dosyalara göre birçok avantaj sunar:

• Kolay Erişim: Dijital dosyalara, yetkili kişiler tarafından herhangi bir yerden ve herhangi bir zamanda kolayca erişilebilir.
• Yer Tasarrufu: Fiziksel dosyaların kapladığı alan ortadan kalkar.
• Güvenlik: Dijital dosyalar, şifreleme ve yedekleme gibi yöntemlerle daha güvenli bir şekilde saklanabilir.
• Güncelleme Kolaylığı: Dijital dosyalardaki bilgiler, kolayca güncellenebilir ve değiştirilebilir.
• Arama ve Raporlama Kolaylığı: Dijital dosyalarda, belirli bir bilgiye veya belgeye hızlı bir şekilde ulaşılabilir ve raporlar oluşturulabilir.
• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkı sağlar.

Ancak, dijital özlük dosyalarının da bazı dezavantajları ve riskleri vardır:

• Siber Güvenlik Tehditleri: Dijital dosyalar, siber saldırılara, virüslere ve veri ihlallerine karşı daha savunmasız olabilir.
• Teknik Sorunlar: Sistem arızaları, elektrik kesintileri, yazılım hataları gibi teknik sorunlar, dosyalara erişimi engelleyebilir.
• Yasal Uyum: Dijital özlük dosyalarının, KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak saklanması ve işlenmesi gerekmektedir.

Bu nedenle, şirketlerin dijital özlük dosyası sistemine geçmeden önce, gerekli güvenlik önlemlerini alması, yedekleme sistemleri kurması ve yasal uyumluluğu sağlaması önemlidir. Ayrıca, çalışanların dijital okuryazarlığı ve veri gizliliği konusunda eğitilmesi de gerekmektedir.

Özlük Dosyası ile İlgili Örnek Yargıtay Kararları

• Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 2014/28441 E., 2016/3670 K.: Bu kararda, davacı işçiye ait 6 klasörlük özlük dosyasının dava dosyasına eklenmediği belirtilmiş ve dosyanın yerel mahkemeye geri çevrilmesine karar verilmiştir. Bu karar, özlük dosyasının iş davalarında ne kadar önemli bir delil olduğunu göstermektedir.
• Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, 2015/16527 E., 2018/9524 K.: Bu kararda, davalı işverenin, davacının çalıştığı alt işverenlerden özlük dosyalarını istemesine rağmen, bazı alt işverenlerin adreslerinin araştırılmadığı ve özlük dosyalarının temin edilmediği belirtilmiştir. Kararda, alt işverenlere davanın ihbarının ve özlük dosyalarının temininin önemi vurgulanmış ve eksik inceleme nedeniyle hükmün bozulmasına karar verilmiştir.
• Yargıtay 22.HD, 2015/34231 E., 2017/30961 K: Bu kararda dosya içindeki, işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirlerinin eksiksiz şekilde dosyaya eklenmesi gerektiği belirtilerek, dosyanın mahkemesine geri çevrilmesine karar verilmiştir.

Bu kararlar, özlük dosyasının eksiksiz ve güncel tutulmasının, iş davalarında ne kadar önemli olduğunu açıkça göstermektedir.

Özlük Dosyası ve İşe İade Davaları

İşe iade davaları, iş güvencesi kapsamındaki işçilerin, haksız veya geçersiz nedenle işten çıkarıldıklarını iddia ederek açtıkları davalardır. Bu davalarda, işverenin fesih nedenini ispatlaması gerekir. Özlük dosyası, işverenin fesih nedenini (örneğin, performans düşüklüğü, disiplinsizlik, ekonomik nedenler) belgelemesi açısından kritik öneme sahiptir.

Özlük dosyasında, işçinin performans değerlendirmeleri, aldığı uyarılar, savunmaları, tutanaklar, devamsızlık kayıtları, iş sözleşmesi, fesih bildirimi gibi belgeler bulunmalıdır. Bu belgeler, işverenin feshin haklı veya geçerli bir nedene dayandığını ispatlamasına yardımcı olur.

Ancak, özlük dosyasının tek başına yeterli olmadığını unutmamak gerekir. İşveren, fesih nedenini destekleyen başka deliller de (örneğin, tanık beyanları, kamera kayıtları, e-postalar) sunmalıdır. Ayrıca, feshin son çare olması ve ölçülülük ilkesine uygun olması gerekmektedir.

Özlük Dosyası ve Mobbing (Psikolojik Taciz)

İşyerinde mobbing (psikolojik taciz), bir veya birden fazla kişi tarafından, bir çalışana yönelik sistematik, sürekli ve kasıtlı olarak uygulanan, aşağılayıcı, dışlayıcı, yıldırıcı ve kötü niyetli davranışlardır. Mobbing, çalışanın onurunu, kişiliğini, sağlığını ve mesleki itibarını zedeleyebilir.

Mobbing iddialarının ispatı genellikle zordur. Ancak, özlük dosyası, mobbingin varlığını gösteren bazı ipuçları içerebilir. Örneğin:

• Sık sık verilen uyarılar, ihtarlar, savunma istem yazıları
• Performans değerlendirmelerinde objektif olmayan, olumsuz yorumlar
• Görev yeri, unvan veya çalışma koşullarında yapılan haksız değişiklikler
• Çalışanın iş arkadaşları veya yöneticileri tarafından dışlanması, aşağılanması veya tehdit edilmesiyle ilgili tutanaklar, yazışmalar
• Çalışanın psikolojik sağlığının bozulduğuna dair raporlar

Bu tür belgeler, mobbing iddiasını destekleyen deliller olarak kullanılabilir. Ancak, mobbingin ispatı için sadece özlük dosyasındaki belgeler yeterli olmayabilir. Tanık beyanları, e-postalar, mesajlar, ses kayıtları, video kayıtları gibi diğer deliller de önemlidir.

Sonuç

Özlük dosyası, iş hayatının olmazsa olmaz bir parçasıdır. Hem işveren hem de çalışan için önemli hak ve yükümlülükler doğurur. İşverenlerin, yasal zorunluluklara uygun, eksiksiz, güncel ve güvenli bir özlük dosyası tutması, hem kendi haklarını korumak hem de çalışanların haklarına saygı göstermek açısından büyük önem taşır. Çalışanların da özlük dosyası haklarını bilmeleri ve bu hakları gerektiğinde kullanmaları, iş hayatında karşılaşabilecekleri sorunları çözmelerine yardımcı olacaktır.

Bu kapsamlı rehber, özlük dosyası konusundaki tüm önemli bilgileri ve uygulamadaki incelikleri açıklamayı amaçlamıştır. Ancak, her işyeri ve her somut olay farklılık gösterebileceğinden, özlük dosyası ile ilgili bir sorunla karşılaştığınızda, bir avukata veya İK uzmanına danışmanız en doğru yol olacaktır.

Hukuki danışmanlık almak istemeniz halinde veya herhangi bir sorunla karşılaşmanız durumunda LegaPro Hukuk Bürosu olarak size yardımcı olabiliriz. Uzman Avukat haklarınızı korumanıza destek olacaktır. 📞 0507 606 15 14

🚨 Whatsapp’tan bize ulaşabilirsiniz! 🚨

https://legapro.net/